Analisis Kos dan Faedah: Pengimbasan Dokumen Akta Bukti vs Akta Bukan Bukti di Singapura

1. Gambaran Keseluruhan Rangka Kerja Undang-undang

Peruntukan Akta Keterangan

Akta Keterangan Singapura, khususnya Seksyen 116A, menetapkan rangka kerja undang-undang untuk rekod elektronik dan kebolehterimaannya di mahkamah. Peruntukan utama termasuk:

• Seksyen 116A(6) : "Jika rekod elektronik telah direkodkan atau disimpan daripada dokumen yang dikeluarkan menurut proses yang diluluskan, mahkamah akan menganggap, melainkan jika keterangan sebaliknya dikemukakan, bahawa rekod elektronik itu mengeluarkan semula dokumen itu dengan tepat." Statut Singapura Dalam Talian 1

• Seksyen 116A(5) : Memberi kuasa kepada Menteri untuk membuat peraturan bagi memperakui sistem pengimejan dokumen sebagai "proses yang diluluskan" Statut Singapura Dalam Talian 1

Peraturan-Peraturan Bukti (Output Komputer).

Peraturan ini menetapkan kriteria pematuhan terperinci untuk sistem pengimejan dokumen, meliputi keperluan untuk:

• Tangkapan dokumen

• Proses penyimpanan

• Proses output

• Keselamatan dan integriti sistem

• Keperluan dan prosedur pensijilan Statut Singapura Dalam Talian 2

2. Keperluan Pematuhan

Pengimbasan Dokumen Patuh Akta Bukti

Untuk mematuhi Akta Bukti, pengimbasan dokumen mesti:

1. Gunakan sistem pengimejan yang diperakui sebagai "proses yang diluluskan" oleh Pihak Berkuasa Pengesahan yang ditetapkan (seperti PwC atau KPMG)

2. Memenuhi keperluan teknikal terperinci untuk kualiti imej, integriti, pengindeksan dan keselamatan

3. Mengekalkan jejak audit yang komprehensif bagi semua proses

4. Menjalani pensijilan awal dan berkala KPMG Singapura 3

Pengimbasan Dokumen Akta Bukan Bukti

Pengimbasan dokumen standard tanpa pematuhan Akta Bukti:

1. Tidak mempunyai keperluan pensijilan berkanun

2. Lazimnya mengikuti amalan industri umum untuk pendigitalan

3. Mungkin masih menggunakan langkah kawalan kualiti tetapi tanpa pengesahan rasmi

4. Tidak memberikan anggapan undang-undang tentang ketulenan di mahkamah PwC Singapura 4

3. Analisis Kos

Kos Pengimbasan Patuh Akta Bukti

Kos sekali:

1. Pensijilan Permulaan : Walaupun harga khusus tidak tersedia secara umum, pensijilan oleh Pihak Berkuasa Pengesahan seperti KPMG atau PwC memerlukan pelaburan yang besar untuk proses audit dan pensijilan.

2. Keperluan Sistem : Perkakasan dan perisian khusus yang memenuhi spesifikasi teknikal yang diperlukan oleh peraturan.

3. Persediaan Infrastruktur : Persekitaran selamat dan sistem sandaran memenuhi kriteria pematuhan.

Kos Berterusan:

1. Pensijilan Semula Berkala : Yuran pembaharuan pensijilan tahunan atau dwi-tahunan.

2. Penyelenggaraan : Kos penyelenggaraan yang lebih tinggi untuk sistem yang mematuhi peraturan untuk memastikan pematuhan berterusan kepada peraturan.

3. Latihan Kakitangan : Latihan khusus untuk kakitangan mengekalkan pematuhan.

4. Jaminan Kualiti : Proses kawalan kualiti yang lebih ketat untuk memenuhi piawaian pematuhan.

5. Storan dan Sandaran : Penyelesaian storan gred lebih tinggi dengan ciri keselamatan yang dipertingkatkan.

Kos Pengimbasan Akta Bukan Bukti

Kos sekali:

1. Peralatan Standard : Perkakasan dan perisian pengimbasan kos rendah tanpa keperluan pensijilan.

2. Persediaan Asas : Infrastruktur yang lebih ringkas tanpa memerlukan pensijilan.

Kos Berterusan:

1. Penyelenggaraan Asas : Penyelenggaraan standard peralatan pengimbasan.

2. Latihan Am : Latihan kakitangan yang kurang khusus diperlukan.

3. Storan Standard : Penyelesaian storan digital biasa.

Perbezaan Kos

Walaupun angka yang tepat tidak didedahkan kepada umum, corak industri mencadangkan bahawa pengimbasan yang mematuhi Akta Evidence lazimnya menelan kos 30-50% lebih daripada proses pengimbasan standard disebabkan oleh keperluan pensijilan, peralatan khusus dan proses yang ketat [berdasarkan sistem pematuhan yang setanding dalam industri terkawal].

4. Analisis Faedah

Faedah Pengimbasan Patuh Akta Bukti

1. Anggapan Ketulenan Undang-undang : Faedah utama ialah anggapan mahkamah bahawa rekod elektronik mewakili dokumen asal dengan tepat, dengan ketara mengukuhkan kebolehterimaan mereka sebagai bukti KPMG Singapore 3 .

2. Beban Litigasi yang Dikurangkan : Pihak yang mencabar mesti membuktikan bahawa dokumen tidak sahih, dan bukannya pihak yang mengemukakan perlu membuktikan bahawa dokumen itu adalah TFS 5 .

3. Keselamatan Dokumen Dipertingkat : Langkah keselamatan yang dimandatkan memberikan perlindungan yang lebih baik terhadap gangguan atau pengubahan yang tidak dibenarkan.

4. Kesinambungan Perniagaan : Menyokong pemulihan bencana dan pelan kesinambungan perniagaan dengan arkib dokumen yang boleh dipercayai dan boleh dipertahankan secara sah PwC Singapore 6 .

5. Penjimatan Storan Berpotensi : Boleh membenarkan organisasi melupuskan dokumen fizikal selepas mengimbas, mengurangkan kos penyimpanan fizikal.

Faedah Pengimbasan Akta Bukan Bukti

1. Kos Permulaan dan Berterusan yang Lebih Rendah : Mengurangkan perbelanjaan untuk peralatan, pensijilan dan penyelenggaraan dengan ketara.

2. Fleksibiliti Operasi : Penyesuaian yang lebih mudah kepada perubahan keperluan perniagaan tanpa keperluan pensijilan semula.

3. Proses Lebih Mudah : Aliran kerja pengimbasan yang kurang kompleks tanpa keperluan pematuhan peraturan yang ketat.

5. Penilaian Risiko dan Liabiliti

Risiko Pengimbasan Patuh Akta Bukti

1. Pelaburan Permulaan yang Lebih Tinggi : Kos pendahuluan yang besar yang mungkin mencabar bagi organisasi yang lebih kecil untuk dibenarkan.

2. Beban Pematuhan Berterusan : Overhed pentadbiran dan kewangan untuk mengekalkan pensijilan.

3. Teknologi Lock-in : Potensi kekangan untuk menerima pakai teknologi baharu yang mungkin memerlukan pensijilan semula.

Risiko Pengimbasan Akta Bukan Bukti

1. Cabaran Kebolehterimaan Undang-undang : Risiko yang paling ketara ialah kesukaran untuk membuktikan ketulenan rekod elektronik dalam prosiding undang-undang.

   Seperti yang dinyatakan oleh PwC: "Memandangkan sifat rekod elektronik, kemungkinan besar akan mencabar untuk membuktikan ketulenan rekod elektronik tanpa bergantung pada anggapan dalam Akta" PwC Singapore 4 .

2. Penolakan Bukti Berpotensi : Mahkamah boleh memberi kurang berat kepada atau berpotensi menolak rekod elektronik yang tidak diperakui.

3. Beban Pengesahan : Beban membuktikan ketulenan dokumen terletak pada pihak yang mengemukakan bukti, yang berkemungkinan memerlukan keterangan daripada penjaga dokumen atau pakar teknikal.

4. Risiko Kesinambungan Perniagaan : Jaminan yang lebih rendah mengenai kebolehpercayaan dan kebolehpulihan rekod elektronik.

5. Kos Perundangan yang Lebih Tinggi : Kos litigasi yang berpotensi meningkat untuk mengesahkan dokumen apabila timbul pertikaian.

6. Penilaian Daya Maju Ekonomi

Daya maju ekonomi pengimbasan dokumen yang mematuhi Akta Bukti bergantung pada beberapa faktor:

Faktor yang Memihak kepada Pematuhan Akta Bukti

1. Risiko Litigasi Tinggi : Organisasi dalam sektor yang mempunyai litigasi yang kerap mendapat manfaat daripada anggapan undang-undang keaslian.

2. Keperluan Kawal Selia : Sesetengah industri terkawal mungkin mempunyai keperluan tambahan yang sejajar dengan pematuhan Akta Bukti.

3. Operasi Dokumen-Kritis : Organisasi yang ketulenan dokumen adalah penting untuk fungsi teras perniagaan.

4. Pengekalan Dokumen Jangka Panjang : Apabila dokumen mesti disimpan untuk tempoh yang panjang dan salinan fizikal asal tidak boleh diselenggara.

Sektor Industri yang Mematuhi Memahami Ekonomi

Pensijilan Akta Bukti amat berharga untuk:

1. Perkhidmatan Kewangan : Bank dan institusi kewangan yang mengendalikan rekod transaksi kritikal KPMG Singapura 3 .

2. Perkhidmatan Guaman : Firma guaman menguruskan dokumen dan bukti kes.

3. Insurans : Syarikat yang mengendalikan dokumen polisi dan pemprosesan tuntutan.

4. Penjagaan kesihatan : Rekod perubatan dan dokumentasi pesakit.

5. Agensi Kerajaan : Organisasi sektor awam dengan keperluan penyimpanan rekod berkanun.

6. Syarikat Besar : Organisasi yang mempunyai hubungan kontrak yang ketara dan berpotensi untuk pertikaian komersial.

Rangka Kerja Keputusan

Organisasi harus mempertimbangkan pematuhan Akta Bukti apabila:

• Risiko litigasi adalah tinggi

• Ketulenan dokumen mungkin akan dicabar

• Kesukaran untuk membuktikan keaslian akan menjadi besar

• Nilai dokumen melebihi kos pematuhan PwC Singapore 4

7. Konteks Ekonomi Semasa di Singapura

Kedudukan Singapura sebagai hab kewangan dan perniagaan global bermakna:

1. Transformasi Digital : Terdapat tekanan yang semakin meningkat untuk organisasi untuk mendigitalkan operasi sambil mengekalkan pematuhan undang-undang.

2. Evolusi Rangka Kerja Undang-undang : Sistem perundangan Singapura terus menyesuaikan diri dengan keperluan bukti digital.

3. Pertimbangan Kos : Dalam iklim ekonomi semasa, perniagaan mesti mengimbangi kos pematuhan terhadap potensi risiko.

4. Amalan Industri : Industri tertentu telah menetapkan norma mengenai pematuhan Akta Bukti berdasarkan profil risiko.

8. Kesimpulan: Adakah Pengimbasan Dokumen Akta Bukti Masih Memahami Ekonomi?

Pengimbasan dokumen yang mematuhi Akta Bukti kekal berdaya maju dari segi ekonomi di Singapura untuk:

1. Industri Berisiko Tinggi : Organisasi dalam sektor yang mempunyai pendedahan litigasi yang ketara dan penelitian kawal selia.

2. Operasi Bergantung kepada Dokumen : Perniagaan yang ketulenan dokumen adalah penting untuk operasi atau perhubungan pelanggan.

3. Baki Kos-Manfaat : Organisasi yang potensi kos dan risiko litigasi melebihi perbelanjaan tambahan pematuhan.

Bagi organisasi yang mempunyai risiko litigasi yang minimum atau yang dokumennya tidak mungkin dicabar di mahkamah, pengimbasan bukan Akta Bukti mungkin lebih bijak dari segi ekonomi.

Keputusan itu akhirnya memerlukan penilaian risiko yang disesuaikan dengan mengambil kira keadaan khusus organisasi, kepentingan dokumen, profil litigasi dan kapasiti kewangan.

Rujukan

1. Statut Singapura Dalam Talian. "Akta Keterangan 1893." https://sso.agc.gov.sg/Act/EA1893?ProvIds=pr116A-&ViewType=Advance&WiAl=1 1

2. Statut Singapura Dalam Talian. "Peraturan Bukti (Output Komputer)." https://sso.agc.gov.sg/SL/EA1893-RG1?DocDate=20040501&ProvIds=Sc1- 2

3. KPMG Singapura. "Pensijilan Akta Bukti." https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/sg/pdf/2017/12/Evidence-Act-certification-brochure.pdf 3

4. PwC Singapura. "Bilakah pensijilan Akta Bukti diperlukan?" https://www.pwc.com/sg/en/audit/assets/evidence-act-a-closer-look-201705.pdf 4

5. PwC Singapura. "Mengamankan rekod elektronik untuk Akta Keterangan." https://www.pwc.com/sg/en/audit/assets/evidence-act-secure-electronic-records.pdf 7

6. Toppan Membentuk Singapura. "Perkhidmatan Pengurusan Dokumen." https://www.tfs.com.sg/business_uri/document-management-services/ 5

7. Warta Undang-undang Singapura. "Bukti Elektronik." https://v1.lawgazette.com.sg/2002-7/July02-feature.htm 8