Kajian Kes: Transformasi Digital & Pendigitalan Selamat Rekod Gaji Kakitangan untuk Universiti Nasional Singapura (NUS)
Kongsi
Pelanggan: Pejabat Kewangan, Universiti Nasional Singapura (NUS)
Perkhidmatan Disediakan: Pengimbasan Dokumen Selamat, Pengindeksan Data & Pendigitalan Arkib Bervolume Tinggi
Lokasi: Singapura (Kent Ridge & Tanglin Halt)
Micrographics Data Pte Ltd telah dianugerahkan kontrak langsung oleh Pejabat Kewangan Universiti Nasional Singapura (NUS). Mandat tersebut menghendaki penukaran lima tahun rekod gaji kakitangan dengan keselamatan tinggi menjadi arkib digital yang boleh dicari. Dengan memanfaatkan kemudahan pengimbasan canggih kami di Estet Industri Tanglin Halt, kami menyediakan penyelesaian serba guna yang mengimbangi piawaian perlindungan data yang ketat oleh universiti terkemuka Singapura dengan tuntutan teknikal penyimpanan rekod kewangan bervolume tinggi.
Cabaran: Mengurus Data Legasi Kewangan Sensitif
Pejabat Kewangan di NUS mengurus ekosistem data peribadi yang luas. Peralihan lima tahun rekod gaji fizikal ke persekitaran digital telah menimbulkan beberapa halangan unik:
-
Pematuhan PDPA yang Ketat: Rekod gaji mengandungi Maklumat Peribadi Boleh Dikenal Pasti (PII) yang sensitif, termasuk nombor NRIC, butiran bank, dan skala gaji. Sebarang pelanggaran dalam rantaian penjagaan akan membawa risiko undang-undang dan reputasi yang ketara.
-
Kerapuhan Dokumen: Slip gaji lama, selalunya dicetak pada kertas termal atau helaian salinan karbon nipis, mudah pudar dan mengalami degradasi fizikal. Pengimbas gred pengguna tradisional sering gagal menangkap butiran yang diperlukan daripada dokumen "kontras rendah" ini.
-
Kelangsungan Operasi: Pejabat Kewangan memerlukan sistem di mana rekod kekal boleh diakses semasa proses pendigitalan untuk mengendalikan audit berterusan atau pertanyaan kakitangan.
Penyelesaian Micrographics Data: Pendekatan 4 Tonggak
Micrographics Data menggunakan aliran kerja khusus yang direka khas untuk sektor Pengajian Tinggi & Badan Berkanun Singapura:
1. Logistik Selamat & "Rantaian Penjagaan"
Pasukan kami melaksanakan protokol logistik "Dua Kali Semak". Rekod-rekod dibungkus dalam peti tahan usik di kampus NUS Kent Ridge dan diangkut terus ke kemudahan selamat kami di 115A Commonwealth Drive. Setiap kotak ditandakan dengan kod bar dan dijejak dalam masa nyata, memastikan tiada satu pun muka surat yang tidak dapat dikesan.
2. Teknologi Pengimejan Lanjutan
Menggunakan kumpulan pengimbas gred pengeluaran kami—kami menangkap imej pada resolusi optik yang tinggi.
-
Peningkatan Imej: Kami menggunakan pemprosesan bitonal dan skala kelabu untuk "menyerlahkan" teks pudar daripada dokumen gaji lama, memastikan 100% kebolehbacaan.
-
OCR (Pengecaman Aksara Optik): Setiap dokumen ditukar menjadi PDF/A yang Boleh Dicari, piawaian global untuk pemeliharaan digital jangka panjang.
3. Pengindeksan Metadata & Pemfailan Berstruktur
Imej digital hanya berguna jika ia boleh ditemui. Pasukan kami mengindeks setiap rekod secara manual berdasarkan kriteria khusus yang disediakan oleh Pejabat Kewangan:
-
ID Kakitangan / Nama Pekerja
-
Bulan & Tahun Gaji
-
Kod Jabatan Ini membolehkan kakitangan NUS mencari rekod tertentu di antara ribuan rekod dalam masa kurang daripada 10 saat.
4. Pematuhan & Pemusnahan Data
Selepas pendigitalan, kami melakukan audit 100% fail digital terhadap asal fizikal. Berikutan kemasukan data yang berjaya ke dalam sistem kewangan NUS, rekod fizikal sama ada dikembalikan atau dilupuskan melalui pencincangan selamat yang disahkan, menyediakan penyelesaian keselamatan gelung tertutup.
Hasilnya: Arkib Kewangan Kalis Masa Depan
-
Peningkatan Kecekapan: Pejabat Kewangan menghapuskan "kelambatan mendapatkan semula" yang berkaitan dengan arkib fizikal, membolehkan audit dalaman dan masa respons yang lebih cepat untuk pertanyaan kakitangan.
-
Pemulihan Bencana: Dengan beralih kepada format digital, NUS mengurangkan risiko kehilangan data akibat kebakaran, kerosakan air, atau degradasi persekitaran kertas fizikal.
-
Penebusgunaan Ruang: Hartanah pejabat yang berharga di kampus Kent Ridge telah dikosongkan untuk kegunaan pentadbiran yang lebih bernilai.
-
Kebolehpercayaan Terbukti: Pelaksanaan kontrak yang berjaya mengukuhkan lagi kedudukan Micrographics Data sebagai vendor yang dipercayai untuk institusi paling berprestij di Singapura.
Mengapa Memilih Micrographics Data untuk Tender Kerajaan & Institusi?
Ditubuhkan pada 1989, Micrographics Data telah menghabiskan lebih tiga dekad menyempurnakan seni pemeliharaan dokumen. Portfolio kami termasuk projek-projek berisiko tinggi untuk Lembaga Perpustakaan Negara (NLB) dan Akademi Undang-Undang Singapura (SAL). Kami memahami nuansa khusus pasaran serantau ASEAN, menggabungkan kebolehpercayaan tempatan Singapura dengan piawaian arkib antarabangsa.